Servizi di Digitalizzazione dei Documenti: Riduci costi e tempi!

Digitalizzazione Documenti

Una volta completata la scansione, si passa alla fase di digitalizzazione, ovvero la conversione del documento cartaceo in un file digitale.

Il nostro core business è la digitalizzazione dei documenti: convertiamo archivi fisici in file digitali, garantendo accesso immediato, sicurezza e tracciabilità dei tuoi dati. Grazie a tecnologie avanzate e processi ottimizzati, siamo in grado di fornire soluzioni rapide e precise, adatte a qualsiasi tipo di azienda, dalle piccole imprese ai grandi gruppi.

Ci occupiamo di tutto il processo, dalla raccolta dei documenti, alla loro scansione, indicizzazione e archiviazione in sistemi digitali che consentono di accedere ai file in pochi clic, ovunque e in qualsiasi momento.

Questo processo permette di trasformare i documenti acquisiti in formati standard, come PDF, garantendo non solo la conservazione del contenuto ma anche la possibilità di una facile consultazione e distribuzione.

La digitalizzazione include l’uso del software OCR per convertire il testo delle immagini scansionate in testo digitale, rendendo i documenti non solo visivamente identici agli originali, ma anche ricercabili per parola chiave.

Questa fase è cruciale per creare copie digitali che mantengono il layout, la formattazione e la leggibilità dei documenti originali, migliorando al contempo la facilità di accesso e di gestione del contenuto.

Digitalizzazione: I documenti cartacei vengono convertiti in formato digitale attraverso la scansione e la conversione OCR (Optical Character Recognition). Questo processo crea copie digitali dei documenti, che vengono poi salvate in formati facilmente gestibili come PDF, DOCX, o TIFF.
Archiviazione su Cloud: Una volta digitalizzati, i documenti vengono archiviati su una piattaforma cloud. Il cloud è un’infrastruttura basata su Internet che consente di memorizzare dati su server remoti, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso alla rete. Questo offre numerosi vantaggi, tra cui l’accesso da remoto, la scalabilità dello spazio di archiviazione e la possibilità di condividere documenti in modo semplice e sicuro.
Organizzazione: I documenti archiviati su cloud vengono organizzati in una struttura di cartelle logica e intuitiva, che riflette le esigenze aziendali. Questa organizzazione può essere personalizzata per facilitare la reperibilità e la gestione dei documenti.
Riduzione dei Costi Operativi: Archiviare i documenti su cloud riduce i costi legati alla gestione di server fisici, alla manutenzione e alla sicurezza.

Accesso Remoto: Uno dei principali vantaggi del cloud è la possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, utilizzando dispositivi connessi a Internet come computer, tablet o smartphone. Questo è particolarmente utile per le aziende con team distribuiti o per chi lavora in modalità smart working.
Condivisione Sicura: I documenti possono essere condivisi con colleghi, clienti o partner in modo sicuro, definendo i permessi di accesso (visualizzazione, modifica, condivisione). Le piattaforme di gestione documentale su cloud permettono di controllare chi può accedere ai documenti e cosa può fare con essi.
Sicurezza dei Dati: I sistemi cloud offrono elevati livelli di sicurezza, come la crittografia dei dati durante la trasmissione e l’archiviazione, protezione contro accessi non autorizzati, backup automatici e recupero in caso di emergenza.
La gestione documentale su cloud può essere configurata per soddisfare le normative legali e regolamentari specifiche, come il GDPR, garantendo che i dati sensibili siano trattati in conformità con le leggi vigenti.
Indicizzazione: I documenti vengono indicizzati con metadati ( come titolo, autore, data, parole chiave).

Dottor. Rossi Designation

"Abbiamo scelto questo servizio per digitalizzare i nostri archivi cartacei e non potremmo essere più soddisfatti. Il processo è stato rapido e impeccabile, con una notevole riduzione dei tempi di ricerca dei documenti. Inoltre, l'organizzazione digitale è così intuitiva che ora tutto il nostro team riesce a lavorare in modo più efficiente. Consigliatissimo!"

Avvocato Di Lorenzo Designation

"Il servizio di digitalizzazione ci ha permesso di risparmiare non solo tempo, ma anche spazio e denaro. La gestione dei documenti è diventata molto più semplice, e sapere che i nostri file sono archiviati in modo sicuro ci dà una grande tranquillità. Il team è professionale e attento alle nostre esigenze, rendendo tutto il processo davvero facile e senza intoppi."

Studio Legale De Vlasio Designation

"Grazie a questo servizio, abbiamo ridotto drasticamente l'uso della carta in ufficio, contribuendo anche a un minore impatto ambientale. L'archiviazione dei documenti digitali è ben strutturata e personalizzata secondo le nostre necessità, il che ha migliorato enormemente la nostra organizzazione interna. Un ottimo investimento per il futuro della nostra azienda!"