Archiviazione Digitale e Fisica dei Documenti
Digital Dok è specializzata nella digitalizzazione dei documenti e nella relativa archiviazione digitale, seguendo un ordine gerarchico personalizzato secondo le indicazioni del cliente. Questo servizio garantisce massima sicurezza, tracciabilità e facilità di consultazione dei documenti, custoditi su un server cloud sicuro.
Ma il nostro impegno non si ferma qui: offriamo anche un servizio completo di riorganizzazione degli archivi fisici, che permette di eliminare gran parte della documentazione cartacea dagli uffici, ottimizzando lo spazio e migliorando l’efficienza operativa.
- La nostra offerta inizia con la digitalizzazione dei vostri documenti cartacei, eseguita con le tecnologie più avanzate, per assicurarvi una riproduzione fedele e di alta qualità. Ma il nostro servizio va oltre. Comprendiamo l’importanza di una gestione oculata dell’archivio fisico, per questo offriamo soluzioni su misura per la riorganizzazione e l’archiviazione fisica dei vostri documenti. In questo modo, vi forniamo un approccio integrato, che copre ogni aspetto della gestione documentale, sia digitale che fisica.
Con la nostra flessibilità e professionalità, siamo in grado di soddisfare le esigenze di ogni tipo di cliente, offrendo un servizio completo e personalizzato. Che si tratti di digitalizzare i vostri documenti presso la nostra sede o direttamente nella vostra, garantiamo sempre un trattamento sicuro, efficiente e conforme alle normative vigenti.
Scegliere la nostra azienda significa poter contare su un partner affidabile e competente, pronto a rispondere a tutte le vostre esigenze documentali con soluzioni su misura, disponibili ovunque in Italia.
Archiviazione Digitale su Cloud
- Digitalizzazione dei Documenti
- Scansione e OCR: Utilizziamo scanner avanzati dotati di tecnologia OCR (Optical Character Recognition) per convertire rapidamente i documenti cartacei in formato digitale, preservando tutti i dettagli essenziali.
- Formati Digitali: I documenti digitalizzati vengono salvati in formati standard, come PDF o DOCX, per garantire la massima compatibilità e facilità di utilizzo.
- Archiviazione Gerarchica
- Organizzazione Personalizzata: I documenti digitali vengono organizzati in una struttura gerarchica che rispecchia l’organizzazione interna dell’azienda, facilitando la ricerca e l’accesso ai file.
- Indicizzazione e Ricerca: Ogni documento viene indicizzato con metadati dettagliati, permettendo ricerche rapide e precise attraverso parole chiave o altri criteri specifici.
- Sicurezza e Tracciabilità
- Crittografia e Backup: I documenti archiviati su cloud sono protetti da crittografia avanzata e backup automatici, garantendo la sicurezza e l’integrità dei dati.
- Controllo degli Accessi: Implementiamo sistemi di controllo degli accessi che definiscono chi può visualizzare, modificare o condividere i documenti, assicurando una gestione sicura e controllata.
- Accesso Remoto e Condivisione
- Accesso Ovunque e in Qualsiasi Momento: I documenti archiviati su Cloud sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offrendo flessibilità operativa.
- Condivisione Sicura: I file possono essere condivisi con colleghi, partner o clienti tramite link sicuri, con opzioni di permessi personalizzabili.
Archiviazione Fisica degli Archivi
- Valutazione e Riorganizzazione degli Archivi
- Analisi dell’Archivio Esistente: Iniziamo con un’analisi dettagliata degli archivi fisici esistenti per comprendere la quantità e la tipologia dei documenti da gestire.
- Eliminazione della Documentazione Superflua: In collaborazione con il cliente, identifichiamo e rimuoviamo i documenti cartacei non più necessari, riducendo l’ingombro e liberando spazio prezioso.
- Organizzazione Gerarchica degli Archivi Fisici
- Creazione di un Sistema di Archiviazione Logico: I documenti fisici rimanenti vengono riorganizzati in faldoni, scaffali e armadi secondo una struttura gerarchica che rispecchia l’archiviazione digitale.
- Etichettatura e Catalogazione: Ogni faldone e ogni documento vengono etichettati e catalogati in modo preciso, con riferimenti univoci che facilitano la ricerca.
- Integrazione tra Archivio Fisico e Digitale
- Rintracciabilità Digitale: Implementiamo un sistema che permette di rintracciare ogni singolo faldone o documento fisico attraverso il computer, utilizzando il software di gestione documentale. Questo sistema consente di sapere esattamente dove si trova ogni documento fisico all’interno dell’archivio, migliorando l’efficienza operativa e riducendo il tempo necessario per recuperare i documenti.
- Aggiornamenti e Mantenimento: Forniamo supporto per mantenere aggiornato sia l’archivio digitale che quello fisico, assicurando che entrambi rimangano sincronizzati e facilmente gestibili nel tempo.
- Ottimizzazione dello Spazio Ufficio
- Riduzione dell’Ingombro: Grazie alla digitalizzazione e alla riorganizzazione degli archivi fisici, è possibile ridurre drasticamente lo spazio occupato dalla documentazione cartacea negli uffici, liberando spazio per altre attività aziendali.
"Abbiamo scelto questo servizio per digitalizzare i nostri archivi cartacei e non potremmo essere più soddisfatti. Il processo è stato rapido e impeccabile, con una notevole riduzione dei tempi di ricerca dei documenti. Inoltre, l'organizzazione digitale è così intuitiva che ora tutto il nostro team riesce a lavorare in modo più efficiente. Consigliatissimo!"
"Il servizio di digitalizzazione ci ha permesso di risparmiare non solo tempo, ma anche spazio e denaro. La gestione dei documenti è diventata molto più semplice, e sapere che i nostri file sono archiviati in modo sicuro ci dà una grande tranquillità. Il team è professionale e attento alle nostre esigenze, rendendo tutto il processo davvero facile e senza intoppi."
"Grazie a questo servizio, abbiamo ridotto drasticamente l'uso della carta in ufficio, contribuendo anche a un minore impatto ambientale. L'archiviazione dei documenti digitali è ben strutturata e personalizzata secondo le nostre necessità, il che ha migliorato enormemente la nostra organizzazione interna. Un ottimo investimento per il futuro della nostra azienda!"
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