Doppia Archiviazione Fisica e in Cloud per la Tua Azienda

Archiviazione Documenti

L’ultima fase del processo di digitalizzazione è l’archiviazione digitale. Una volta convertiti in file digitali, i documenti vengono organizzati e archiviati all’interno di un sistema di gestione documentale strutturato secondo una gerarchia logica.

Questo sistema di archiviazione digitale è progettato per essere altamente personalizzabile in base alle indicazioni del cliente, permettendo una classificazione dei documenti per categorie, date, titoli o altre specifiche chiavi di ordinamento.

Grazie a questo approccio, i file digitali sono facilmente reperibili e accessibili tramite pochi clic. Inoltre, la sicurezza e l’integrità dei dati vengono garantite attraverso backup regolari e sistemi di controllo degli accessi, proteggendo i documenti da perdite accidentali o accessi non autorizzati.

Tale metodo non solo assicura un archivio ben organizzato, ma offre anche la possibilità di integrare soluzioni cloud per una gestione ancora più flessibile e accessibile da qualsiasi luogo.

La nostra azienda è specializzata nella digitalizzazione e archiviazione fisica e digitale dei documenti cartacei, offrendo soluzioni personalizzate per soddisfare ogni esigenza dei nostri clienti, da nord a sud dell’Italia.

Grazie alla nostra esperienza e alle tecnologie all’avanguardia di cui disponiamo, siamo in grado di gestire l’intero processo di digitalizzazione in modo sicuro ed efficiente, garantendo sempre la massima qualità.

Scegliere Digital Dok significa poter contare su un partner affidabile, pronto a rispondere a tutte le vostre esigenze, con soluzioni su misura, disponibili ovunque in Italia.

Verifica dei file: Dopo la digitalizzazione, i file vengono controllati per garantire che siano completi e di qualità adeguata
Assegnazione di metadati: Ogni documento viene associato a metadati specifici (come titolo, data, autore, categoria) per facilitarne l’identificazione e la ricerca.
Strutturazione gerarchica: I documenti vengono organizzati in una struttura di cartelle gerarchica, progettata secondo le indicazioni del cliente. Questo sistema può riflettere l’organizzazione aziendale, come dipartimenti, progetti o tipologie di documenti.
Nomenclatura standardizzata: I documenti vengono rinominati seguendo una convenzione di nomenclatura coerente per garantire l’uniformità e la facilità di reperimento.
Caricamento dei documenti: I file vengono caricati su un cloud server sicuro, che offre accesso remoto e scalabilità.
Backup automatico: Viene implementato un sistema di backup automatico per proteggere i documenti da eventuali perdite di dati.

Controllo degli accessi: Viene configurato un sistema di controllo degli accessi, che definisce chi può visualizzare, modificare o eliminare i documenti, in base ai ruoli e alle autorizzazioni stabilite dal cliente.
Tracciabilità: Ogni accesso o modifica ai documenti viene registrato, permettendo di tracciare tutte le attività e garantire la trasparenza e la sicurezza.
Indicizzazione avanzata: I documenti vengono indicizzati in base ai metadati e al contenuto testuale, grazie all’OCR (se applicabile), facilitando ricerche rapide e precise.
Accesso remoto: I documenti archiviati possono essere consultati da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offrendo flessibilità ai dipendenti e ai collaboratori.
Condivisione sicura: I documenti possono essere condivisi con altri utenti tramite link protetti, con la possibilità di impostare permessi specifici (es. sola lettura, modifica).
Replica dei dati: I documenti possono essere replicati su più server o data-center per garantire la continuità del servizio e la protezione contro disastri.

Dottor. Rossi Designation

"Abbiamo scelto questo servizio per digitalizzare i nostri archivi cartacei e non potremmo essere più soddisfatti. Il processo è stato rapido e impeccabile, con una notevole riduzione dei tempi di ricerca dei documenti. Inoltre, l'organizzazione digitale è così intuitiva che ora tutto il nostro team riesce a lavorare in modo più efficiente. Consigliatissimo!"

Avvocato Di Lorenzo Designation

"Il servizio di digitalizzazione ci ha permesso di risparmiare non solo tempo, ma anche spazio e denaro. La gestione dei documenti è diventata molto più semplice, e sapere che i nostri file sono archiviati in modo sicuro ci dà una grande tranquillità. Il team è professionale e attento alle nostre esigenze, rendendo tutto il processo davvero facile e senza intoppi."

Studio Legale De Vlasio Designation

"Grazie a questo servizio, abbiamo ridotto drasticamente l'uso della carta in ufficio, contribuendo anche a un minore impatto ambientale. L'archiviazione dei documenti digitali è ben strutturata e personalizzata secondo le nostre necessità, il che ha migliorato enormemente la nostra organizzazione interna. Un ottimo investimento per il futuro della nostra azienda!"

Archiviazione Digitale

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